Vergadering : Oordeelsvorming commissie Economie, 13 september 2023 19:00:00

Voorstel

De raad wordt gevraagd om formeel in te stemmen met het ontwerpbesluit tot de 2e wijziging van de gemeenschappelijke regeling ICT NML en de toetreding van gemeente Leudal tot deze Gemeenschappelijke Regeling. In de 1e begrotingswijziging 2024 ICT NML die nu voorligt zijn de financiële consequenties verwerkt, ook van de recente uitbreiding met de ECGeo module. Voorgesteld wordt om hier geen zienswijze op in te dienen.

Wijziging

De gemeenschappelijke regeling ICT NML is aangepast op twee punten: hierin is de uitbreiding meegenomen van de modulaire GR en er is rekening gehouden met de nieuwe wetswijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Op 29 maart jl. is aan de raad al een raadsconsultatie (2023/3) hierover voorgelegd. Er was toen geen aanleiding om een zienswijze in te dienen over het ontwerpbesluit tot wijziging en uitbreiding van ICT NML.

Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen mag het college alleen overgaan tot wijziging en toetreding nadat de raad formeel toestemming heeft verleend. Dat ligt nu voor. Hier kan dus geen zienswijze meer op worden ingediend.

Toelichting

Aan ICT NML nemen de gemeenten Nederweert, Roermond, Weert, Venlo, Asten en Someren deel. Als de raad instemt met het voorstel treedt ook de gemeente Leudal toe voor   de geo-taken. Sinds maart is het dienstenpakket van ICT NML namelijk uitgebreid.

Naast de ICT modules wordt nu ook de zogenaamde ECGeo module aangeboden. Het gaat hier om een samenwerking op het gebied van geo-informatie voor de bedrijfsvoering in het fysieke domein. Niet alle deelnemers van ICT NML doen hier echter aan mee. Venlo maakt van deze nieuwe module geen gebruik maar neemt alleen de ICT module af.

Financieel

Financieel zijn de gevolgen van het uitbreiden van de Gemeenschappelijke Regelingen klein. De overhead kosten voor de inzet van directie worden naar rato verdeeld over de twee modules. De uitbreiding zorgt uiteindelijk voor een kosten reductie van €120.000 op het ICT programma. Dit levert voor de ICT deelnemers een structurele besparing op voor de ICT portefeuille. Voor Venlo is dat € 49.000,-.

Governance

Bestuurlijk sluit de samenwerking aan bij de werkwijze van ICT NML waar het bestuurlijk overleg sturing geeft aan de GR via stemrecht per inwonersaantal. De governance van ICT NML blijft daarmee ongewijzigd. De huidige bestuurders van ICT NML hebben ook de geo taken in hun portefeuille.

Vervolg

In oktober ontvangt de raad een aantal nieuwe wijzigingsvoorstellen voor verschillende gemeenschappelijke regelingen. De raad kan bij deze voorstellen wel gebruik maken van de handreiking die recent is opgesteld door de raadswerkgroep regionale samenwerking Noord-Limburg voor het zienswijzetraject van de gewijzigde gemeenschappelijke regelingen.

Zie de dagmail van 12 juli: https://gemeenteraad.venlo.nl/Vergaderingen/Regionale-werkgroep-regionale-samenwerking/2023/12-juli/19:30/Begeleidende-brief-bij-handreiking-aan-gemeenteraden-versie-def.pdf.

Wat ligt voor?

De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de opzet van de begroting van de gemeente Venlo en hoe die van invloed is op het budgetrecht van de raad. Daarbij is de begroting vergeleken met die van andere G40-gemeenten, wat leidt tot diverse concrete aanbevelingen. Met het rapport “Bijsturen mogelijk maken. Begrotingsopzet en het budgetrecht van de raad” dat nu voorligt, wil de rekenkamer de raad heel direct ondersteunen in zijn kaderstellende rol.

Het rapport is al in mei 2023 aangeboden aan de raad.  Het rapport (en met name de inventarisatie in de bijlage) bood relevante informatie voor de raadsbehandeling van de nieuwe financiële verordening op 25 mei 2023.

Bij de presentatie in september zal de rekenkamer de algemene bevindingen en aanbevelingen toelichten.

Wat is onderzocht?

De rekenkamer heeft onderzocht welke relevante verschillen zijn af te leiden uit een vergelijking van de opzet en detaillering van de begroting van Venlo met andere gemeenten, en wat daaruit valt te leren voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad.

Door aanpassing van het autorisatieniveau en het inzichtelijk(er) maken van de begroting kan de gemeenteraad zijn budgetrecht en kaderstellende rol beter uitoefenen.

De rekenkamer doet de kern-aanbeveling (nummer 2) aan raad en college om met elkaar in gesprek te gaan over de wenselijkheid van de diverse getoonde mogelijkheden om de begroting inzichtelijker te maken. Deze discussie heeft geen haast, in die zin dat eventuele aanpassingen pas in de begroting voor 2025 zouden kunnen worden verwerkt. Planning in december 2023 of januari 2024 is vroeg genoeg. Belangrijk is een goede voorbereiding, bijvoorbeeld met een collegenotitie waarin wordt gereageerd op de concrete verbetermogelijkheden die in het rapport worden beschreven.

De rekenkamer benoemt op hoofdlijnen de volgende conclusies:

1.                   De begroting Venlo voldoet grotendeels aan de eisen van het BBV, maar:

-            Vergelijkende cijfers over de laatste jaarrekening en de lopende begroting ontbreken.

-            Informatie over samenwerkingspartners ontbreekt bij de programma’s.

-            De koppeling tussen programma’s en taakvelden ontbreekt.

2.                   De financiële verordening is op diverse onderdelen verouderd.

3.                   Er is geen centrale vindplaats op de gemeentelijke websites voor alle financiële documenten.

4.                   De in de financiële verordening benoemde beleidsnota’s kennen geen herzieningstermijn.

5.                   De detaillering van de begroting 2023 is op programmalijn-niveau maar de autorisatie is op programma-niveau.

6.                   Het begrotingsdocument is niet wezenlijk anders in omvang en inhoud dan dat van andere gemeenten.

Het voorstel

De raad wordt voorgesteld om de conclusies en de volgende 2 aanbevelingen vast te stellen, waarmee groen licht wordt gegeven voor de uitvoering door college en raad:

1.                  De rekenkamer geeft in overweging om voortaan de begroting op het niveau van programmalijnen vast te stellen. De wethouder heeft aangegeven dat het college voornemens is om dit aan de gemeenteraad voor te stellen.

2.                  Agendeer een debat en besluit over de gewenste mate van detaillering en de presentatie  van de begroting met als doel het inzichtelijk maken voor de gemeenteraad. Dit debat hoeft niet gelijktijdig met de behandeling van de Financiële Verordening plaats te vinden. De ambitie hierbij kan wel zijn om de detaillering van de begroting 2025 nog in 2023 uit te werken.

In te stemmen met de volgende vijf aanbevelingen en het college op te dragen deze uit te werken en uit te voeren:
Maak het gemakkelijker voor de raad: benoem kernpunten uit de kadernota en RIB’s over het gemeentefonds ook in de begroting als geheugensteuntje.

1.              Neem ook bij de programma’s in de begroting vergelijkende cijfers over de laatste jaarrekening en de lopende begroting op.

2.              Zorg voor een onderbouwing van de normen voor het kapitaallastenbudget.

3.              Zorg voor een eenduidig begrippenkader door alle documenten heen.

4.              Zorg voor een centrale digitale vindplaats (bijvoorbeeld op https://begroting.venlo.nl) voor alle financiële beleidsdocumenten zoals nota’s over risicomanagement, investeringsbeleid maar ook de relevante verordeningen.